POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

IGB COLOMBIA

En cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 de protección de datos (LEPD) y el decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, IGB Motorcycle Parts, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la constitución política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de IGB MOTORCYCLE PARTS S.A.S. cada una individualmente considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA COMPAÑÍA”)

2. DEFINICIONES

Establecidas en el artículo 3 de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del decreto 1377 de 2013.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que se serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden ser contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado de operaciones sobre datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De acuerdo al artículo 9 de LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del titular, mediante aceptación de la presente política, todo titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro civil de las personas

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, cuyos datos de contacto son los siguientes:

DIRECCIÓN: Calle 98 sur No. 48 225 Bod. 114 parque de bodegas Puerta del sur la estrella Antioquia
CORREO ELECTRÓNICO: contacto@igbcolombia.com
TELÉFONO: 4442025
ÁREA: Mercadeo

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejan adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en IGB MOTORCYCLE PARTS SAS están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por IGB MOTORYCLE PARTS SAS.
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
Controlar el acceso a las oficinas de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Para eventualmente contactarlo, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Transferir la información recolectada a distintas áreas de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros).

Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

Registrar sus datos personales en los sistemas de información de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS y en sus bases de datos comerciales y operativas.

Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:

Para cumplir las obligaciones contraídas por IGB MOTORCYCLE PARTS SAS con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.

Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Para el fortalecimiento de las relaciones con los Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Permitir que compañías vinculadas a IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Controlar el acceso a las oficinas de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionadora del empleador, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades empresariales.

Respecto a los Datos de Proveedores:

Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
Para hacer el registro en los sistemas de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:

Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Para el pago de dividendos.
Para eventualmente contactarlo, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y los artículos 12 y 22 del decreto 1377 de 2013, los titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro

Los derechos del titular son los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: se trata del derecho del titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.
Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
Reclamo de corrección: el derecho del titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Reclamo de supresión: el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Reclamo de revocación: el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho de infracción: el derecho del titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable de tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
Derecho a presentar ante la superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El titular sólo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

8. DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IGB MOTORCYCLE PARTS SAS tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

IGB MOTORCYCLE PARTS SAS atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

9. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

El área responsable del correo contacto@igbcolombia.com en IGB MOTORCYCLE PARTS S.A.S. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de IGB MOTORCYCLE PARTS S.A.S, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área encargada para dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área responsable del correo contacto@igbcolombia.com en IGB MOTORCYCLE PARTS S.A. también ha sido designada por IGB MOTORCYCLE PARTS SAS como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Calle 98 sur No. 48 225 Bod. 114, de la ciudad de La Estrella – Antioquia, Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: contacto@igbcolombia.com

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

Según el artículo 21 del decreto 1377 de 213, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

Al menos una vez cada mes calendario.

Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas
El titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a IGB MOTORCYCLE PARTS SAS enviando, mediante correo electrónico a contacto@igbcolombia.com, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 98 SUR No. 48 225 Bod. 114 La Estrella (Ant.) la solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del titular.
Fotocopia de cédula de ciudadanía del titular y en su caso, la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documento acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada.

Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
Correo electrónico u otro medio electrónico
Una vez recibida la solicitud, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el titular podrá elevar queja ante la superintendencia de Industria y Comercio.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer sus derechos.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte IGB MOTORCYCLE PARTS SAS y sus Encargados.

IGB MOTORCYCLE PARTS SAS exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

Igualmente, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a IGB MOTORCYCLE PARTS SAS cuando:

Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando IGB MOTORCYCLE PARTS SAS desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

Los alcances y finalidades del tratamiento.
Las actividades que el Encargado realizará en nombre de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y IGB MOTORCYCLE PARTS SAS.
El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por IGB MOTORCYCLE PARTS SAS como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

IGB MOTORCYCLE PARTS SAS no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios

12. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

A. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS informará al Titular:

Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

B. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los requisitos anteriores, IGB MOTORCYCLE PARTS SAS deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

13. VIGENCIA

“Las bases de datos responsabilidad de IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para lo cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. IGB MOTORCYCLE PARTS SAS, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde 01 de octubre de 2016